Conseils pour bien sélectionner un box de stockage

Bien sélectionner la société de stockage de vos documents professionnels !

Les documents commerciaux contiennent souvent des informations sensibles et essentielles. Vous vous appuierez sans doute sur ces données pour faire progresser votre entreprise dans les mois et les années à venir. Qu’il s’agisse des registres de l’entreprise, des factures de vente ou des dossiers des employés, ces données essentielles risquent, avec le temps, d’être encombrées et déstructurées. Il est inévitable que vous trouviez les documents plus difficiles à consulter et à localiser lorsque vous en avez le plus besoin.

L’archivage de la documentation et des dossiers de votre entreprise ne doit pas nécessairement se faire sur place, les documents papier occupant un espace précieux. En travaillant avec une société de stockage sécurisé de documents, vous pouvez élaborer une stratégie hors site efficace pour stocker et récupérer des fichiers et des dossiers spécifiques lorsque vous en avez besoin. Cet article est conçu pour vous guider dans le choix de la solution d’archivage adaptée aux besoins quotidiens et à long terme de votre entreprise.

 

Avoir accès à vos document

L’solution d’archivage hors site donne à votre entreprise l’espace dont elle a besoin pour se développer, mais il est important que vous choisissiez la bonne solution de stockage de documents qui offre un accès contrôlé et autorisé à votre documentation. N’envisagez que des sociétés de stockage qui entreposeront vos documents dans des locaux contrôlés par vidéosurveillance et qui n’autoriseront que leur personnel à se rendre sur place à tout moment. Certaines sociétés de stockage à Lyon permettent également à leurs clients de gérer l’intégralité de leur inventaire de documents archivés via des comptes en ligne cryptés.

Lorsque vous avez besoin d’accéder à vos fichiers hors site, le temps est souvent un facteur essentiel. Il est donc important que vous choisissiez une société de stockage de documents qui s’engage à vous rendre rapidement vos documents sensibles. Certaines sociétés s’engagent même à vous les restituer le jour ouvrable suivant, où que vous soyez dans le pays. Par ailleurs, si vous disposez d’un service de messagerie tiers de confiance qui peut se charger du transport de vos documents hors site, vous constaterez que certaines sociétés de stockage d’archives se feront un plaisir de coordonner le dépôt ou la collecte par votre propre service de messagerie.

 

 

 

 

Vos documents sont-ils assurés ?

Un autre aspect important à prendre en compte, qui peut vous apporter la tranquillité d’esprit pour votre stockage de documents hors site, est une couverture d’assurance complète. Les meilleurs services de stockage de documents comprendront une couverture d’assurance de base qui devrait couvrir la plupart des documents archivés. Toutefois, si vous stockez des documents particulièrement précieux ou critiques pour l’entreprise, vous devriez trouver un fournisseur de services de stockage qui vous permette d’augmenter la couverture d’assurance sur une échelle mobile par article ou par boîte pour une rentabilité maximale.

Si le pire devait arriver et que votre service de stockage hors site vous laisse tomber, il est important que votre entreprise soit dédommagée de manière adéquate pour tout inconvénient majeur causé.

Pour une alternative primée, pratique et dynamique au self-stockage de documents professionnels archivés, découvrez le service de stockage par boîte de Box-de-stockage-Lyon.fr, avec des services de collecte et de livraison dans tout le pays depuis et vers leurs entrepôts hautement sécurisés.

 

Quelles sont les normes de sécurité de stockage du centre de stockage ?

Choisir la bonne société de stockage de documents signifie choisir une entreprise qui préserve et protège les documents sensibles dans des conditions de stockage optimales. Les meilleures entreprises de stockage hors site fournissent leurs propres boîtes de stockage de haute qualité. Pour une durabilité optimale, assurez-vous que les boîtes fournies sont à double paroi pour plus de solidité, et qu’elles sont accompagnées de ruban adhésif et de papier bulle de qualité supérieure pour une protection optimale lors des déplacements.

L’environnement dans lequel vos fichiers sensibles sont stockés doit toujours être bien surveillé pour des raisons de sécurité et de température. Choisissez un fournisseur de services de stockage qui dispose d’entrepôts sécurisés à température contrôlée afin d’éviter tout dommage potentiel à long terme aux données critiques de l’entreprise.

 

Quel est le ROI du stockage externes de documents ?

Aucune entreprise ne devrait jamais sous-estimer l’intérêt de disposer de documents archivés sécurisés et accessibles stockés hors site. Non seulement la plupart des solutions de stockage de documents hors site sont très abordables, mais elles permettent également aux services administratifs et de bureau d’économiser sur les équipements, le stockage et les autres matériaux d’emballage.

Si vous vous considérez comme exceptionnellement bien organisé, vous aurez peut-être du mal à renoncer au contrôle de l’archivage des documents professionnels sensibles. Néanmoins, il n’a jamais été aussi facile de déplacer vos fichiers hors du site et de commander des livraisons vers n’importe quel endroit à Lyon quand vous en avez besoin. Ce type de service donne aux services administratifs très occupés le temps de concentrer leurs efforts ailleurs, au profit de l’efficacité de votre entreprise.

 

Quel est degré de confidentialité ?

Toutes les entreprises Lyonnaises sont tenues, en vertu de la loi sur la protection des données, de veiller à ce que les documents et les dossiers sensibles qu’elles détiennent soient protégés de manière appropriée. En fin de compte, cela signifie qu’il incombe à l’entreprise de veiller à ce que chaque document individuel soit stocké dans des conditions de confidentialité et de sécurité optimales.

Bien que Lyon ne soit que la seconde ville de France, les entreprises du pays risquent, à moyen terme, d’être affectées par l’extension du règlement européen sur la protection des données. Ces changements feront peser sur vos épaules, mais aussi sur celles de vos partenaires, la responsabilité d’un stockage sécurisé et privé des données archivées. Il est donc essentiel que vous choisissiez judicieusement votre fournisseur de services de stockage de documents, un fournisseur qui se targue d’un retour d’information et de témoignages excellents et cohérents sur des sites d’évaluation tels que TrustPilot et Feefo.